Inventaris van het archief van het Ministerie van Financiën. Notulen van de Hogere Beheerraad en Directieraad, 1925-2002

Archive

Name: Ministerie van Financiën. Hogere Beheerraad en Directieraad. Notulen

Period: 1925-2002

Archive repository: National Archives of Belgium

Heading : Finance

Inventory

Authors: G. Leloup — V. Gheysens

Year of publication: 2015

Code of the inventory: I 577

Archiefvormer

Naam

Ministerie van Financiën. Hogere Beheerraad - Directieraad.
Ministère des Finances. Conseil Supérieur d'Administration - Conseil de Direction.

Geschiedenis

De Directieraad van het Ministerie van Financiën werd met het koninklijk besluit van 8 februari 1939 opgericht als hoogste orgaan van het departement. (1) Volgens de aanhef van het oprichtingsbesluit bezat deze een dubbel takenpakket: controle over het personeel en coördinatie van de administratieve werking van het hele departement. Rekening houdend met het enorme personeelsbestand werd wel reeds van bij de oprichting voorzien dat de Directieraad voor personeelskwesties bepaalde taken kon delegeren aan de colleges van diensthoofden van de verschillende administraties.
De reden voor dit initiatief moet niet ver gezocht worden: het kaderde in de algehele bestuurshervorming en de invoering van een nieuw statuut voor het rijkspersoneel (2) onder impuls van Koninklijk Commissaris voor administratieve hervorming Louis Camu. (3) De Belgische administratie was immers aan de vooravond van de Tweede Wereldoorlog archaïsch en inefficiënt georganiseerd en werd fel bekritiseerd omwille van het personeelsbeleid, waar politisering en favoritisme hoogtij vierden. De voorafgaande beraadslaging door een comité van hogere ambtenaren was één van de mechanismen om tot een onpartijdiger personeelsbeleid te komen. Ook organisatorisch was er nood aan een betere coördinatie, want zoals Louis Camu opmerkte: "Gebrek aan coördinatie tussen de verschillende besturen of diensten van eenzelfde Departement, niet de minste wisselwerking tusschen hen, de afwezigheid van een methodisch en algemeen actieplan, zijn de banaal geworden thema's die in de verslagen over de bestuurshervorming worden behandeld. De Directieraad moet die toestand verhelpen. Hij moet de Raad van Beheer zijn, die al de beginselkwesties welke verschillende departementen aanbelangen, bespreekt, en, voor elk deze vraagstukken, een samengeordend actieprogramma opmaakt". (4) Het was overigens niet de eerste poging om binnen het departement tot een betere coördinatie en efficiëntere organisatie te komen. De Directieraad volgde immers de Hogere Beheerraad op, die met het koninklijk besluit van 25 april 1925 was opgericht. (5) Deze had grosso modo dezelfde rol als de Directieraad vervuld (of moeten vervullen). (6)
De Directieraad zou de daaropvolgende zes decennia - ook tijdens de Tweede Wereldoorlog - onafgebroken blijven functioneren en pas bij de omvorming van het Ministerie van Financiën tot de Federale Overheidsdienst Financiën in februari 2002 impliciet opgeheven en door een directiecomité vervangen worden. (7)

Bevoegdheden en activiteiten

De bevoegdheden van de Directieraad waren deels gebaseerd op het door het koninklijk besluit van 2 oktober 1937 vastgelegde algemeen statuut van het Rijkspersoneel, deels op het hoger reeds aangehaalde koninklijk besluit van 8 februari 1939. Samen stipuleerden ze dat de Directieraad belast was met het personeelsbeleid en dan met name voor het hoger toezicht op de proeftijd, beoordeling ('signalement') en bevordering van de ambtenaren, de onverenigbaarheden, de persoonlijke aansprakelijkheid en de tucht. Voor de proeftijd moest elke zes maanden verslag uitgebracht worden over de stage en werd aan het einde beslist of de betrokkene al dan niet in aanmerking kwam voor toelating tot de vaste dienst. Voor de beoordeling was de Directieraad enkel bevoegd voor de ambtenaren van niveau 1 (hoger onderwijs) en 2 (middelbaar onderwijs) en idem dito voor de bevorderingen. Voor uitzondering op de regel van onverenigbaarheden tussen de hoedanigheid van rijksambtenaar en alle 'particuliere zaken met winstoogmerken' stelde de Directieraad een verslag op, waarna de minister na beraadslaging door de Ministerraad besliste. Tot slot was de Directieraad ook bevoegd voor het voorstellen van sancties voor niveau 2. Daarnaast was het orgaan bevoegd voor de administratieve coördinatie met het oog op de goede en efficiënte werking van het ministerie, de uitvoering van het beleid en toepassing van de wetgeving. Het besliste onder meer over de principekwesties die voor het gehele departement van belang waren.
De omschrijving van het takenpakket van de Directieraad was duidelijk geïnspireerd op deze van zijn rechtsvoorganger, de Hogere Beheerraad. Volgens het koninklijk besluit van 1925 diende deze te overleggen over alle organisatorische kwesties en uitvoeringsmaatregelen die betrekking hadden op verschillende diensten van het departement. Via trimestriële verslagen over achterstallige dossiers volgde het de administraties op en diende het dus impliciet voor een betere onderlinge coördinatie te zorgen. Ook op personeelsvlak bezat het uitgebreide bevoegdheden: naast de evaluatie van de ambtenaren van de centrale diensten verleende het advies over disponibiliteit na afschaffing van betrekkingen of ontslagen in het belang van de dienst, de benoeming van alle hogere ambtenaren (hoger dan bureelhoofd), de benoeming van alle andere ambtenaren wanneer de oudste kandidaten uitgesloten waren en de toekenning van uitzonderlijke voordelen. Op tuchtvlak vervulde het voor de personeelsleden van de centrale diensten de taken van de Tuchtraad, voorzien bij koninklijk besluit van 17 december 1923. (8)
Tot slot mag niet over het hoofd gezien worden dat ook op het niveau van de ondergeschikte administraties overlegorganen actief waren: beheerraden in de periode 1925-1939, colleges van diensthoofden in de periode 1939-2002.

Organisatie

De Directieraad werd voorgezeten door de secretaris-generaal en was verder samengesteld uit de directeurs-generaal van de verschillende administraties. De Minister van Financiën kon volgens het oprichtingsbesluit daarnaast twee diensthoofden aanduiden om voor de duur van een tweejarig, verlengbaar mandaat eveneens in de Directieraad te zetelen. De daaropvolgende decennia kon het aantal leden schommelen naargelang de interne organisatie van het departement. Toen bijvoorbeeld met het koninklijk besluit van 14 november 1978 binnen het Ministerie van Financiën de Algemene Administratie der Belastingen werd opgericht, werd de nieuwe algemeen administrateur tevens lid van de Directieraad. (9)
De Directieraad moest volgens het oprichtingsbesluit minimaal twee maal per maand vergaderen op initiatief van de voorzitter, maar in praktijk kon het vergaderritme zowel hoger als lager liggen. De agenda werd vastgesteld door de secretaris-generaal en voor goedkeuring voorgelegd aan de Minister. Jaarlijks diende ook een verslag aan de Minister van Financiën overgemaakt te worden met gegevens over de opbrengst van de ontvangsten en de werkingskosten, de toestand van de buitendiensten en de doorgevoerde hervormingen en bezuinigingen. Het secretariaat van de Directieraad werd volgens het oprichtingsbesluit verzorgd door een ambtenaar van het Algemeen Secretariaat.
Het in het oprichtingsbesluit voorziene huishoudelijk reglement van de Directieraad dateerde uit 1950, (10) werd in 1992 gewijzigd en pas in 1995 in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd. (11) De tekst uit 1995 stipuleerde onder meer dat de beslissingen genomen werden en de voorstellen geformuleerd volgens de meerderheid van de aanwezige leden. Bij staking van stemmen gaf de stem van de voorzitter de doorslag. Bij belet en mits akkoord van de voorzitter mochten de administratiechefs zich laten vervangen door een ambtenaar-generaal die tot dezelfde taalrol behoorde.
Bij gebrek aan bronnen is weinig geweten over de organisatie van de Hogere Beheerraad in de periode 1925-1939. Deze werd voorgezeten door de Secretaris-generaal en was samengesteld uit de hoofden van de verschillende administraties, maar wie bijvoorbeeld het secretariaat verzorgde, is onduidelijk (de kans is uiteraard groot dat dit toevertrouwd was aan een ambtenaar van het Algemeen Secretariaat). Net zoals zijn rechtsopvolger diende ook de Hogere Beheerraad jaarlijks een verslag aan de Minister van Financiën over te maken met gegevens over de opbrengst van de ontvangsten en de werkingskosten, de toestand van de buitendiensten en de doorgevoerde hervormingen met het oog op bezuinigingen en verbetering van de dienstverlening.

Archief

Geschiedenis

Het hoger reeds aangehaalde huishoudelijk reglement van de Directieraad bepaalde onder meer dat de uitnodigingen en de agenda's van de vergaderingen in beide landstalen werden gesteld en dat de notulen werden opgemaakt in de taal van het dossier. Na afloop van een vergadering ontvingen de leden een ontwerp van de notulen, waarna ze deze binnen de drie werkdagen vanaf de datum van ontvangst het ontwerp dienden terug te sturen met hun goedkeuring of met hun eventuele opmerkingen. Bij gebrek aan een antwoord binnen de gestelde termijn werd betrokkene geacht het ontwerp te hebben goedgekeurd. Na goedkeuring door de leden werden de notulen ondertekend door de voorzitter en de secretaris. Voor elke vergadering werden de notulen en alle bijlagen tot slot in een omslag opgeborgen, voorzien van een volgnummer en opgenomen in de reeks. Heel af en toe slopen ook fouten in de nummering. Zo kregen de notulen van 6 december 1940 het volgnummer 85bis toegewezen en dragen de notulen van 18 april en 16 mei 1986 beide het volgnummer 982. Eind 1944, begin 1945 waren er meerdere fouten in de nummering: de notulen van 16 december 1944 kregen bijvoorbeeld het volgnummer 138 en deze van 14 december 1944 het nummer 138 en even later gebeurde net hetzelfde voor de notulen van 30 december 1944 met het volgnummer 141 en deze van 2 januari 1945 met het nummer 140. Tot slot werden de notulen van meerdere vergaderdata soms gebundeld in één omslag met één volgnummer. Dit was bijvoorbeeld het geval voor de notulen van 25 en 26 november en 5 december 1947. De belangrijkste gegevens werden genoteerd in agenda's, die snelle opzoekingen mogelijk maakten. Tussen 1945 en 1965 bestond ook de praktijk om voor bepaalde kwesties schriftelijk de adviezen van de leden in te winnen.
Het secretariaat werd aanvankelijk verzorgd door een ambtenaar van het Algemeen Secretariaat. Door de vele voorgelegde personeelskwesties groeide de traditie om binnen het Algemeen Secretariaat deze taak toe te vertrouwen aan ambtenaren van de personeelsdienst. Toen het Algemeen Secretariaat omstreeks 2004 van het traditionele adres Wetstraat 12-14 naar het nieuwe North Galaxy-complex verhuisde, verhuisde het archief van de Directieraad logischerwijze mee: op deze laatste locatie werden de stukken bewaard in de ondergrondse archiefruimte van de Stafdienst P&O, deels in oude - tegen brand beschermende - metalen archiefdozen, deels in verhuisdozen, deels zonder enige verpakking.
Hoewel er in de tweede helft van de 20ste eeuw regelmatig contacten waren tussen de (personeels)diensten van het Algemeen Secretariaat van het Ministerie van Financiën en het Rijksarchief, wordt in geen enkel verslag van een rijksarchivaris naar de reeks notulen verwezen.

Verwerving

De notulen van de Hogere Beheerraad en van de Directieraad werden overgebracht naar het Algemeen Rijksarchief in uitvoering van de Archiefwet van 24 juni 1955.
Concrete aanleiding was dat in het kader van de fusie van de personeelsdiensten van de verschillende administraties tot één enkele Stafdienst P&O en de creatie van één enkele reeks personeelsdossiers was beslist om in overleg met het Rijksarchief het statische personeelsarchief na selectie naar het Algemeen Rijksarchief over te brengen. De oprichting van archiefploegen voor de wegwerking van de achterstanden bij de overbrenging van archieven van de Federale Overheidsdienst Financiën naar het Rijksarchief betekende dat de nodige mankracht aanwezig was om deze operatie uit te voeren.
Tijdens de inventarisatie van deze personeelsarchieven werden in dezelfde archiefruimte ook de notulen van de Directieraad uit de periode 1939-2002 aangetroffen, evenals deze van het Directiecomité uit de periode 2003-2008. Daarop werd in april 2014 in overleg met de huidige secretaris van het Directiecomité, dhr. Guy Vandeput, beslist om de overgang van het Ministerie van Financiën naar de Federale Overheidsdienst Financiën en van de Directieraad naar het Directiecomité als cesuur te nemen en de notulen van de Directieraad naar het Algemeen Rijksarchief over te laten brengen. Tijdens de inventarisatie werd tussen deze reeks ook één omslag aangetroffen met notulen van de Hogere Beheerraad, de rechtsvoorganger van de Directieraad, die logischerwijze eveneens in deze inventaris werden opgenomen en mee naar het Algemeen Rijksarchief werden overgebracht.

Inhoud

De inhoud weerspiegelt de hoger geschetste bevoegdheden van de Hogere Beheerraad en van de Directieraad. De notulen handelen in hoofdzaak over personeelskwesties en dan met name over aanwervingen, evaluaties, bevorderingen, cumul en tuchtsancties. Specifiek voor de Tweede Wereldoorlog kan er op gewezen worden dat het archief ook informatie bevat over ambtenaren die in mei 1940 hun post verlaten hadden en over de regularisatie van tijdens de bezetting gedane benoemingen en bevorderingen. Per vergadering werd een omslag met volgnummer aangelegd, met daarin zowel de notulen, de agenda's als bijlagen. Met het verstrijken van de jaren nam de omvang van de bijlagen gestaag toe.

Taal en schrift van de documenten
In de allereerste vergaderdossiers van de Directieraad en van diens rechtsvoorganger, de Hogere Beheerraad, werd enkel het Frans gehanteerd. Het Nederlands duikt vervolgens vrij snel op, voor de vergaderstukken vanaf het vergaderdossier van 21 maart 1939 met volgnummer 39, voor de notulen zelf vanaf het vergaderdossier van 29 december 1939 met volgnummer 50. Het Frans zal evenwel tot de jaren 1950 dominant blijven. De teksten zijn doorgaans in een goed leesbaar handschrift opgesteld of getypt en vergen dus geen bijzondere kennis van de paleografie.

Selecties en vernietigingen

Tijdens de inventarisering is gebleken dat een aantal vergaderdossiers uit de periode 1944-1969 ontbreken, met als belangrijkste en meest opvallende lacune al deze uit de periode juni 1961 - maart 1962.
Wegens het historisch belang van de reeks werd geen nadere selectie doorgevoerd. Wel zullen de elders aangetroffen "persoonlijke" exemplaren van de notulen en bijhorende stukken van de leden vernietigd worden aangezien deze centraal, door het secretariaat van de Directieraad aangelegde reeks zowel chronologisch als inhoudelijk de meest complete en authentieke is. De kans is uiteraard klein, maar indien er nog stukken opduiken die in deze reeks ontbreken, dan zullen deze uiteraard wél bewaard worden.
Tot slot nog signaleren dat van de rechtsvoorganger van de Directieraad, de tussen 1925 en 1939 bestaande Hogere Beheerraad, slechts één omslag met notulen getraceerd kon worden en dus de kans groot is dat alle overige stukken onherroepelijk verloren zijn gegaan.

Toekomstige aangroei/aanvullingen

De notulen van de rechtsopvolger van de Directieraad van het Ministerie van Financiën, het Directiecomité van de Federale Overheidsdienst Financiën, worden nog bewaard door de diensten van de FOD Financiën: tot en met 2008 zowel in papieren als digitale vorm, nadien enkel digitaal. Van zodra deze hun administratief-juridisch nut verloren hebben, zullen ook deze - al dan niet in fasen - naar het Algemeen Rijksarchief overgebracht worden.

Ordening

De notulen en bijhorende stukken van de Directieraad zijn chronologisch geordend corresponderend vergaderdatum en bijhorend volgnummer. De reeks start met volgnummer 36, mogelijk omdat de nummering aansloot bij deze van de reeks notulen van de Hogere Beheerraad. Hierover definitief uitsluitsel bieden is evenwel onmogelijk, aangezien enkel de eerste notulen van de Hogere Beheerraad genummerd zijn en volgens een aantekening op de omslag bovendien een aantal notulen ontbreken.

Voorwaarden voor de raadpleging

Het in deze inventaris beschreven archief is niet vrij raadpleegbaar. Stukken jonger dan 30 jaar zijn niet raadpleegbaar, stukken ouder dan 30 jaar en jonger dan 100 jaar enkel raadpleegbaar mits voorafgaande toelating van de Algemeen Rijksarchivaris. Stukken die op termijn 100 jaar of ouder zullen zijn, zijn vanaf dat moment vrij raadpleegbaar.

Voorwaarden voor de reproductie

Voor de reproductie van archiefstukken gelden de voorwaarden en tarieven van toepassing in het Rijksarchief.

Toegangen

Het archief omvat met de agenda's van de Directieraad een nadere toegang die opzoekingen sterk vereenvoudigt. Enkel de laatste notulen uit de periode februari-november 2002 worden niet door deze agenda's ontsloten.

Aanwijzingen voor het gebruik

Deze reeks is een primaire bron voor onderzoekers met interesse voor het personeelsbeleid van het Ministerie van Financiën. Het biedt zowel informatie voor genealogisch onderzoek als voor de ruimere, prosopografische studie van hogere ambtenaren. Het beleid inzake financiën komt daarentegen amper aan bod: hiervoor kan beter beroep gedaan worden op andere bronnen, zoals parlementaire stukken, notulen van de Ministerraad en van ministeriële begrotingscomités, kabinetsarchieven van ministers en archieven van het Algemeen Secretariaat en van de verschillende administraties.
Puur praktisch zijn er verschillende zoekstrategieën mogelijk. Wie in een stuk uit een ander archiefbestand stuit op een verwijzing naar een beslissing van de Directieraad en de desbetreffende datum, die kan eenvoudigweg met behulp van de inventaris de desbetreffende notulen opzoeken en raadplegen. Wie geen concreet aanknopingspunt heeft of ruimer onderzoek wil verrichten op basis van het archief van de Directieraad, die kan met behulp van de agenda's alsnog vrij gericht zoeken. Enkel voor de laatste notulen uit de periode februari-november 2002 werden geen gegevens meer geregistreerd.
Wegens de zeer beperkte omvang van de notulen van de Hogere Beheerraad volstaat het om het desbetreffende inventarisnummer aan te vragen en de notulen eenvoudigweg door te nemen.

Documenten met een verwante inhoud

Zowel vormelijk als inhoudelijk zijn er verschillende andere archiefbestanden die de interesse van de onderzoeker kunnen opwekken.
Wie de notulen van directieraden van andere ministeries wil bestuderen, kan in het Algemeen Rijksarchief terecht voor zowel deze van het voormalige Ministerie van Volksgezondheid uit de periode 1944-2001 (ontsloten door: H. DECEULAER en P.-A. TALLIER, Inventaris van de series notulen van de directieraad van het Ministerie van Volksgezondheid. 1944-2001, Brussel, 2006) als voor deze van het voormalige Ministerie van Sociale Voorzorg uit het tijdperk 1947-2002 (niet ontsloten). Van de notulen van de Directieraad van het Ministerie van Binnenlandse Zaken bewaart het Algemeen Rijksarchief enkel een onvolledige reeks uit de periode 1938-1953 (G. MARÉCHAL, Ministerie van Binnenlandse Zaken. Neerleggingen 1993 en 1994. Inventarissen, Brussel, 1995). De reeksen notulen van alle andere directieraden worden in principe nog steeds door de betrokken Federale Overheidsdiensten beheerd: deze van het voormalige Ministerie van Economische Zaken vanaf 1938 worden bijvoorbeeld nog bewaard door de huidige Federale Overheidsdienst Economie, KMO, Middenstand en Energie. (12) De gebruiker die deze wil raadplegen dient dus contact op te nemen met de betrokken diensten zolang deze reeksen (nog) niet naar het Algemeen Rijksarchief zijn overgebracht.
Wie interesse heeft voor het algemeen beleid en de personeelspolitiek binnen het Ministerie van Financiën, kan verschillende andere bestanden in het Algemeen Rijksarchief raadplegen. Heel wat informatie over het beleid en de werking van het Ministerie van Financiën is te vinden in het archief van het Algemeen Secretariaat, dat in meerdere fasen naar het Algemeen Rijksarchief is overgebracht en met behulp van verschillende toegangen geraadpleegd kan worden: Ministerie van Financiën. Algemeen Secretariaat. 1830-1914. Ontsloten door: COSEMANS A., Ministère des Finances. Ancien fonds, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Toegangen in beperkte oplage Algemeen Rijksarchief, 73 en 74), 1989; Ministerie van Financiën. Algemeen Secretariaat. 1914-1945. Ontsloten door VROOM M., Ministerie van Financiën. Algemeen Secretariaat. Overdracht april 1992. 1914-1945, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Toegangen in beperkte oplage Algemeen Rijksarchief, 121 en 122), 1992.
Voorts zijn en worden anno 2014 heel wat statische archieven van de - in 2013 in één Stafdienst P&O gegroepeerde - personeelsdiensten van de verschillende administraties van het Ministerie van Financiën door de Archiefploeg Financiën geselecteerd, geïnventariseerd, verpakt en naar het Algemeen Rijksarchief overgebracht. Normaliter zal eind 2015 voor elk van volgende administraties archiefbestanden inzake personeel met algemene dossiers, dienststaten, geselecteerde personeelsdossiers, enz. zijn overgebracht: Algemeen Secretariaat, Directe Belastingen, Douane en Accijnzen, (BTW,) Registratie en Domeinen en, tot slot, Kadaster. Geïnteresseerde onderzoekers raadplegen bij voorkeur de online zoekmotor op http://search.arch.be om meer informatie te krijgen over de precieze inhoud en datering van de verschillende bestanden.

Beschrijvingsbeheer

Wegens het seriële karakter van het archief, het bestaan van gedetailleerde toegangen en de optimale medewerking vanwege de betrokken diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën verliep de opmaak van de voorliggende inventaris bijzonder vlot. Het archief werd in juli 2014 geïnventariseerd door archivaris Valerie Gheysens van het Project Archief Financiën met hulp en steun van collega-archivaris Geert Leloup van de afdeling "Toezicht en advies". Deze laatste had voordien al in juni 2014 de inleiding van de inventaris opgesteld, waarbij hij informatie en inspiratie kon putten uit de eerdere inventaris van de notulen van de Directieraad van het Ministerie van Volksgezondheid van collega's-archivarissen Harald Deceulaer en Pierre-Alain Tallier. Vervolgens werd het archief in de loop van augustus 2014 genummerd, verpakt en geëtiketteerd door Gédéon Boko, de administratief-technisch medewerker van het Project Archief Financiën. Tot slot volgde in september 2014 het transport naar het Algemeen Rijksarchief, waarmee de hele operatie werd afgerond.

Télécharger l'inventaire publié- Download de gepubliceerde inventaris